Ha egy csoporthoz hírlevélsorozatot készítesz, akkor a rendszer minden, az űrlapon feliratkozó új tagra automatikusan betárazza a hírlevélsorozatot. Ez azt jelenti, hogy megjegyzi, hogy majd mikor milyen leveleket kell kiküldeni. és amikor eljön az a pillanat, kiküldi. Fontos tudni, hogy a leveleket a kiküldés pillanatában rakja össze a szerver. Ha közben módosult a levél tartalma (pl. az aktuális friss híreket rakod be), akkor a friss verziót fogja kiküldeni. Tehát nem a levelet magát tárazzuk be készen, hanem csak egy feljegyzés készül a naplóba, hogy mikor kell kiküldeni. Minden taghoz van egy számláló is, hogy eddig hány levelet kapott már meg a hírlevélsorozatból. Ezt a rendszer minden kiküldéskor növeli. Azt, hogy ki milyen leveleket fog majd még a jövőben megkapni (azaz hogy mi van neki betárazva), meg tudod nézni a csoportag adatainak szerkesztésénél.
A kézzel felvett tagokra a hírlevélsorozat nem aktiválódik magától. Ha mégis szeretnéd aktiválni, akkor azt a tagok listájánál a tagot kiválasztva meg tudod tenni a "hírlevélsorozattal kapcsolatos műveletek" parancslinkre kattintva.
A tagok listázásánál a tagokat kiválasztva majd a "hírlevélsorozatokkal kapcsolatos műveletek" parancslinkre kattintva tudod a hírlevélsorozatot inaktiválni (törölni), aktiválni és reaktiválni.
Az inaktiválás (törlés) egyszerűen kiveszi a tárból az összes már betárazott levelet, és törli a számlálót. Tehát nem megy ki több email a hírlevélsorozatból. De az az információ is elveszik, hogy már mennyi levelet kapott meg. Ha ezt nem akarod, használd a reaktiválást. Ha nem szeretnéd elveszíteni a számláló értékét (mert majd még később szeretnél rajta végezni egy automatikus reaktiválást), akkor ne használd ezt a funkciót. Használd helyette "A megjelölt levelek törlése a kiküldendők közül" funkciót.
Az aktiválás csak olyan tagokra működik, akiknek üres a táruk, ÉS a számlálójuk is nulla. Ez többnyire az újonnan felvett tagokat jelenti. Akikre már van vagy volt hírlevélsorozat aktiválva, azokra ez a művelet hatástalan. Ilyenkor az aktiválás időpontját tekintjük kiindulási időpontnak, nem pedig a tag feliratkozási időpontját, azaz mostantól aktiválja a hírlevélsorozatot.
Az újra aktiválás inaktiválás utáni aktiválást jelent. Tehát kitörli az összes betárazott levelet, és újra betárazza őket, az éppen aktuális időponttal kezdődően.
Az automatikus reaktiválás azt jelenti, hogy a számláló figyelembevételével újra tárazzuk a hírlevélsorozatot a tag számára. Ez pontosan úgy történik, hogy
előszöris ürítjük a tárat. Ezután megnézzük, hogy hány levél volt eddig kiküldve. A sorozatban az előttieket már nem küldjük ki. Az utána következőket
pedig olyan
időzítéssel tárazzuk be, mintha éppen most küldtük volna ki a legutolsó kiküldött levelet. Ha pl. valaki már 3 levelet megkapott a sorozatból, és most
reaktiváljuk az 5 leveles hírlevélsorozatot rá, akkor betárazzuk a 4. és 5. leveleket úgy, mintha a harmadikat most küldtük volna ki, és most indul
a stopper, hogy mikor mehet a negyedik, majd az ötödik. Ez a funkció akkor tud nagyon hasznos lenni, ha folyamatosan írod a hírlevélsorozatodat,
miközben folyamatosan iratkoznak fel a tagok. Tegyük fel, hogy pl. éppen 7 tagú a sorozatod, és írtál hozzá még két hírlevelet a végére.
Ekkor az összes tagra történő reaktiválással elérheted, hogy mindenki megkapja az újabb, 8. és 9. leveleket is majd, függetlenül attól,
hogy éppen hányadik levélnél tart az illető. Így azok is megkapják, akik már megkapták az összes eddigit, meg azok is, akik éppen csak feliratkoztak,
de azok is, akik valahol félúton vannak.
Vigyázat. Ha a hírlevélsorozatba középre akarsz beszúrni egy levelet, akkor a reaktiválás nem fog mindenkinél jól működni. Ha pl. a 3. és 4. közé
beszúrsz egy levelet, akkor az lesz az új 4. levél. Azok, akik eddig csak 3-at kaptak, helyesen fogják kapni az egész sorozatot. Akik viszont már 4-et kaptak,
azok nem fogják megkapni az új negyediket, csak az az utániakat. Akik már eddig 5-öt kaptak, azoknak kimarad az új negyedik.
A régi negyediket pedig (ami most már az ötödik), meg fogják
kapni még egyszer. Ezért ezzel óvatosan kell bánni. Ilyet inkább ne csinálj, de ha mégis,
akkor jól válaszd ki pl. tagszűrőkkel, hogy kire reaktiválod a sorozatot.
Ha újonnan felvett tagra használod ezt a funkciót, akkor a hatása az aktiválással azonos.
A reaktiválás nem ugyanaz, mint az inaktiválás és az aktiválás egymás után. Ez utóbbi esetben ugyanis elveszik az információ,
hogy mennyi levél volt már kiküldve.
Az átugrásos reaktiválás azt jelenti, hogy úgy tárazzuk újra a hírlevélsorozatot a tag(ok) számára, hogy az eredeti feliratkozási időpontjukat vesszük figyelembe mint a hírlevélsorozat kezdeti időpontját. Az azóta eltelt időben kiküldendő leveleket nem küldjük ki, tehát a feliratkozás óta eltelt időt átugorva tárazzuk be a maradékot.
A még hátralevő levelek kiküldésének elcsúsztatása funkciót akkor használjuk, ha a hírlevélsorozatból még hátralevő (kiküldésre váró) leveleket picit később szeretnénk kiküldeni.
További hasznos dolog lehet a tagkiválasztó szűrők használata. Lehet olyan szűrőket definiálni, amik a hírlevélsorozat számláló alapján választják ki a tagokat. Így pl. ki tudod választani azokat a tagokat, akik már az egész hírlevélsorozaton túl vannak, és pl. külön csoportba rakhatod őket, vagy küldhetsz emailt csak nekik.